Classificazione massiva

Quando occorre acquisire decine di migliaia di documenti cartacei in poco tempo non è possibile effettuare una classificazione contestuale all'acquisizione.

D'altra parte se non si classifica al momento dell'acquisizione sarà poi molto dispendioso procedere alla classificazione delle immagini in separata sede.

La soluzione al problema è costituita dalla preclassificazione contestuale con strumenti che non rallentano l'acquisizione, e che allo stesso tempo rendono spedita la successiva classificazione semiautomatica in separata sede.

Preclassificazione

La preclassificazione viene eseguita contestualmente all'acquisizione, con l'inserimento tra i documenti cartacei di appositi separatori.

I separatori sono normali fogli A4 stampati con una stampante laser. Sono predefiniti diversi tipi di separatori, tra cui:

  • fine documento
  • messaggio
L'uso del separatore di "fine documento" è intuitivo. I separatori "messaggio" servono invece ad inviare un messaggio alla persona che procederà alla successiva classificazione, ad esempio: "inizio faldone XY".

I separatori sono dotati di un codice a barre nella parte superiore che permette la loro ricognizione automatica da parte del software di classificazione semiautomatica.

Classificazione semiautomatica

La classificazione avviene, di solito, a batch di circa 1000 documenti. Il programma di classificazione semiautomatica offre le seguenti funzioni:
  • visualizzazione in avanti e indietro di tutte le immagini
  • ricerca dei separatori, e stop in corrispondenza del separatore desiderato (es.: inizio documento, inizio faldone, ecc.)
  • attribuzione di dati qualsiasi alle immagini (es.: data, mittente, oggetto, tipo documento, ecc.)
  • aquisizione automatica di dati dai separatori, ed estensione dei dati a tutte le immagini fino al separatore successivo
  • numerazione delle pagine all'interno di ciascun documento
  • memorizzazione di tutti i dati in ciascuna singola immagine (viene utilizzato il tag description dello standard TIFF rev. 6)

Classificazione automatica

Interi archivi possono essere sottoposti a OCR ed indicizzati sulle singole parole, consentendo poi la ricerca a testo libero dei documenti.

Esempio di lavorazione

Con gli strumenti sopra descritti l'acquisizione massiva di documenti si può fare come qui appresso descritto:
  • preparazione dei fogli (despillatura, ecc.)
  • inserimento dei separatori
  • acquisizione con scanner (di solito uno scanner A3 fronte/retro ad alta velocità)
  • stampa delle immagini su CD o DVD
e la successiva classificazione prevede i seguenti passi:
  • revisione di ciascun batch con il software di classificazione semiautomatica
  • passaggio dei files con le immagini (autodocumentate nel tag description) al software che carica la banca dati dell'archivio ottico
La lavorazione di un batch medio di 1000 fogli prende tipicamente un tempo di un'ora lorda (dall'estrazione del faldone alla sua ricollocazione in archivio). Per la successiva classificazione, grazie al software appositamente predisposto, occorre un tempo che dipende dal numero medio di pagine per documento e dalla quantità di campi da digitare a mano, comunque per un apprezzamento grossolano si può stimare un'ora anche in questo caso.

Nota

Il flusso di lavoro sopra descritto è stato semplificato. Per informazioni dettagliate occorre prendere contatto con la ns. Società. Saremo lieti di inviarVi gratuitamente il manuale operativo standard.